Von der Illusion, Zeit zu managen

Veröffentlicht am von Joachim Katz

„Den Anforderungen der Arbeitsverdichtung und der immer größeren Komplexität in der Berufswelt langfristig entsprechen zu können bedeutet, dass Sie So oder so ähnlich werden eine nahezu unüberschaubare Zahl von Ratgebern und Seminaren zum Thema angeboten.

„Führen Sie eine Prioritätenliste und arbeiten Sie diese diszipliniert ab, formulieren Sie Ihre Ziele nach S.MA.R.T.[1], Vermeiden Sie Unterbrechungen.“ Wie denn?“ Vieles lässt gestresste Arbeitnehmer, Teamleiterinnen oder Selbständige ratlos zurück.

Den angebotenen Methoden ist eins gemeinsam: Sie funktionieren, wenn man Sie konsequent und diszipliniert anwendet. Was jedoch hindert viele Menschen, das als vernünftig Angesehene im Alltag erfolgreich umzusetzen?

In meinen Coachings und Workshops zum Thema höre ich immer wieder von Teilnehmern, dass sie so viel zu arbeiten haben, dass sie nun wirklich keine Zeit haben, sich zusätzlich intensiv um die Planung ihrer Arbeiten zu kümmern. Am Ende kann diese Haltung dazu führen, weniger zu leisten oder gestresst zu sein oder gar zu erschöpfen – bis hin zum Burn Out. Auf der anderen Seite kommen Teilnehmer aus manchen teuren Seminaren in Ihren Berufsalltag zurück, guten Mutes, jetzt die Methode gefunden zu haben, die sie vom Elend befreit. Um dann festzustellen, dass die Alltagswelle in Verbindung mit den jahrelang eingeübten eigenen Verhaltensweisen die guten Absichten wegspült…

Welche Anforderungen an Zeit- und Selbstmanagement können eine Umsetzung im Alltag unterstützen?

Um den Titel dieses Artikels aufzulösen: Es gibt gar kein Zeitmanagement! Zeit läuft [2] – und nur mit Physikern lässt sich über den Zeitlauf streiten. Wir praktisch tätigen Menschen können in den jeweiligen Grenzen Art und Umfang von Arbeiten planen, ihre Dauer abschätzen und den Beginn festlegen, um die Arbeiten termintreu abzuliefern. Und – wir können um unserer selbst Willen genügend Zeit für Ausgleich und Erholung einplanen. Wir können also unsere zur Verfügung stehende Zeit so oder so nutzen.

Persönliches Tätigkeits- und Selbstmanagement ist keine rein technisch-methodische Angelegenheit. Menschen sind Gewohnheitstiere, die meisten haben erworbene Planungskompetenzen. Dies muss in der Vermittlung von Methoden unbedingt wertschätzend beachtet werden. Für Verhaltensänderungen, die das Planungsverhalten verbessern, gilt es einzelne kleine Schritte der Veränderung zu vereinbaren. Diese dann sofort umzusetzen und zu üben, lässt die Chancen auf eine erfolgreiche Veränderung steigen.

Wiederholte, oft praktizierte – also gut eingeübte -Einstellungen prägen das Verhalten im Steuern der persönlichen Planung maßgeblich. Wenn ich glaube, ich muss auf alle Telefonate sofort reagieren, meine Mails sofort öffnen und beantworten oder – in den neuen Zeiten -jede Facebook Mitteilung sofort beantworten, unterbreche ich ständig meine Arbeit. In Deutschland lassen sich Angestellte im Durchschnitt alle 7 Minuten unterbrechen! Dies hat gravierende Folgen auf steigenden Stress und Produktivitätsminderungen. Den Mail-Client nur alle 3-4 Stunden öffnen: Geht das? Unterstützen das meine Vorgesetzten? Diesen Fragen geht die Organisation nach, die ihre Mitarbeiter produktiver macht und entlastet. Damit finden auch teure Ausbildungen ihren nachhaltigen Widerhall im Berufsalltag.

Auf methodisch-technischer Ebene macht es Sinn, während der Woche Aufgaben zu sammeln und diese in einen „Eingangskorb“ zu legen. Es sei denn, dass sie tatsächlich sofort erledigt werden müssen. Einmal pro Woche [3]wird der Eingangskorb durchgearbeitet und geleert. Was bald getan werden muss, kommt in den Container „Aktion – Erledigen“, was später erledigt werden kann, kommt in „Später erledigen“, sog. Ideen und „Man-müsste-Mals“ in den Container „Irgendwann“. Der Container „Aktion“ wird in verfügbaren Zeiten der Woche abgearbeitet. Die Methode ist relativ leicht zu lernen und orientiert sich an den Entwicklungen von David Allen[4].

Es hilft nichts. Je nach Art der Arbeit oder der Rolle in der Organisation kommt man um ein bis fünf Stunden Planungsarbeit pro Woche nicht herum. Manchmal auch wesentlich mehr. Dies zu akzeptieren und zu tun, ist oftmals die größte Herausforderung für Mitarbeiter und Organisation. Wird die Herausforderung angenommen, gelingt die Umsetzung.


[1] S.M.A.R.T – Spezifisch-konkret (präzise und eindeutig formuliert), Messbar (quantitativ oder qualitativ), Attraktiv (positiv formuliert, motivierend), Realistisch (das Ziel muss für mich erreichbar sein), Terminiert (bis wann…?)

[2] Das Zeitempfinden kann jedoch unterschiedlich sein. Jeder weiß, das unangenehme Arbeiten länger dauern als freudvolle, Zeiten der Langeweile dauern „länger“ als Zeiten intensiver Beschäftigung …

[3] Zeitraum abhängig von der Art der Rolle oder der Arbeiten

[4] Vergl. David Allen, Wie ich die Dinge geregelt kriege. (Getting  Things Done – GTD) – Selbstmanagement für den Alltag“