Spende erfasst. Zuwendungsbestätigung korrekt erstellt?

Veröffentlicht am von Joachim Katz

Im Rundschreiben vom 17. Juni 2011  hat das Bundesfinanzministerium neue/ergänzende Vorgaben für die Erstellung der Spendenbescheinigung festlegt. Die ersten Finanzämter reagieren bereits darauf.

Insbesondere die Regeln für Sammelbescheinigungen sind präzisiert worden. In der Liste der Einzahlbeträge auf der Rückseite oder in der Anlage muss jeder bestätigte Betrag einzeln mit dem Hinweis versehen sein, ob es sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen handelt oder nicht.  Wie stellen sie sicher, dass Ihre Spender die korrekte Zuwendungsbestätigung bekommen?

Neuerungen bei den Zuwendungsbestätigungen einfach umsetzen

Die Formvorschriften gelten für alle gemeinnützigen Organisationen.   Stiftungen müssen diese ggf. ergänzen durch die Bestätigung für Zuwendungen zum Kapitalstock. Falls  Behörden Spenden weiterleiten, müssen sie dieses auch auf der Zuwendungsbestätigung vermerken. Für Parteien und Wählervereinigungen gibt es eigene Mustervorlagen.

Dankschreiben und Werbung

Der Versand der Zuwendungsbetätigung ist ein wichtiges Element in der Kommunikation mit dem Spender. Information und Werbung darf auf nur die Rückseite der Bestätigung gedruckt werden. Besser ist – wie viele Organisationen das auch mit Erfolg praktizieren – ein Dankschreiben als Anschreiben und die Zuwendungsdaten wie auf dem Muster-Vordruck „nüchtern“ zu bescheinigen. Dort wird im Kopf der Bescheinigung kein Logo platziert, sondern hier nur Name, Anschrift und Gesellschaftsform des Zuwendungsempfängers eingetragen. Die Adresse des Zuwendungsgebers darf als Anschriftenfeld ausgeführt sein.

Alles so lassen, wie es ist?

Nicht alle ausgegeben Zuwendungsbestätigung entsprechen den kompletten Anforderungen des Bundesministeriums für Finanzen, werden aber doch von den Finanzämtern anerkannt. Dies mag seine Ursache in Personalknappheit, Massenabfertigung von Antragsfluten unterschiedlichen regionalen Schwerpunktsetzungen liegen. Allerdings ist zu vermuten, dass die erst im letzten Jahr per Rundschreiben präzisierten Regelungen bewirken, dass in den Ämtern Zuwendungsbestätigungen verstärkt in den Fokus der Überprüfung geraten – ohne prognostizieren zu können, wie sich einzelne Finanzämter verhalten werden. ImZweifel klären Sie beim zuständigen Finanzamt, ob die verwendeten Vordrucke den Vorschriften entsprechen. Die Stellungnahme des Finanzamtes sollte dann zur Sicherheit schriftlich erfolgen.

Eine Möglichkeit ist es, alles so zu lassen wie es bisher praktiziert wurde und darauf zu warten bis das Finanzamt „meckert“.  Die Organisation als Empfängerin der Zuwendung, sollte sich die Frage zu stellen, welchen Eindruck eine von einem Finanzamt zurückgewiesene Zuwendungsbestätigung beim Spender oder Förderer hinterlässt und  dass die Rückweisung ggf. zu einer negativen Änderung des Spendenverhaltens führen kann. Zudem besteht die Gefahr, dass der Status der Gemeinnützigkeit in Frage gestellt wird.

Den Vordruck benutzen – wie im Muster des BMF

Auf der sicheren Seite steht die Organisation, wenn sie nicht nur die Formulierung der Inhalte und deren Reihenfolge exakt einhält, sondern dies auch bei der Form berücksichtigt. Behördenkonforme Vordrucke erhöhen die Wahrscheinlichkeit der Anerkennung. Das heißt, dass das, was zutrifft, angekreuzt wird, und wenn es nicht zutrifft, es nicht angekreuzt wird. Die Weglassung von Bestimmungen kann – eng ausgelegt- zur Verweigerung der Anerkennung der Bestätigung führen. Mustervorgaben BMF

Eine Checkliste für die Erstellung einer Vorlage für eine Zuwendungsbestätigung finden sie als kostenlosen Download auf unserer Homepage.
Gegen  eine kleine Gebühr erstellen wir Ihnen gern Ihre Vorlage, die sie als Datei in ihre Datenbank einbinden können. Mustererstellung

Arbeiten Sie mit einer Fundraisingdatenbank, klären Sie, ob ihr Anbieter sich auf die neuen Vorschriften für die Sammelbestätigung eingestellt hat. So bestätigt Peter Strzeletz, Geschäftsführer der Firma Microplan, die seit 1989 die MICROPLAN CRM Fundraising und Spendenverwaltungsdatenbank entwickelt und vertreibt: „ Wir haben nach Kenntnisnahme der Vorgaben des Finanzministeriums im Januar 2012 auf die neue Situation reagiert. Unsere Kunden können Bestätigungen für Sammelbestätigungen in der bisher praktizierten Form oder mit Voreinstellung nach den neuen Bestimmungen erstellen. Wobei wir letztere Vorgehensweise empfehlen.“

(c) Joachim Katz, Netzwerk Gemeinnützigkeit